PROTOCOLO DE GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO DE IEB

TABLA DE CONTENIDO

Introducción.. 3

ámbito de aplicación. comunicación y disfusión del canal ético 4

GESTIÓN DEL CANAL.. 4

MEDIOS DE COMUNICACIÓN.. 6

REQUISITOS DE LAS DENUNCIAS O INFORMACIONES. 6

PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS. GARANTÍAS Y DERECHOS DEL DENUNCIANTE Y DEL DENUNCIADO.. 11

FASES DEL PROCESO DE DENUNCIAS. 12

Archivo de la información.. 16

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.. 16

Introducción

El presente Protocolo, que se pone a disposición de todas las personas trabajadoras de IEB y de Gestión IEB Global, S.L (en adelante IEB); de profesores; de alumnos; de miembros ‘Alumni’ y de aquellas otras partes interesadas que están afectadas, tiene por objeto describir la gestión del Canal Ético que se ha establecido como vía de comunicación de cualquier información o denuncia que haga referencia a algún riesgo o conducta irregular o indadecuada en IEB, así como a cualquier incumplimiento normativo[1] que pudiera tener lugar en el contexto laboral, académico o profesional de IEB.

El Canal Ético, como herramienta fundamental del Programa de Cumplimiento establecido, contribuye a fomentar una cultura ética y transparente, al tiempo que aporta confianza y seguridad a todas las personas que tuvieran que acudir al mismo con el fin de comunicar cualquier información como las descritas en el párrafo anterior, es decir que alerten o informen sobre la producción de un riesgo o una conducta irregular o inadecuada, así como un incumplimiento normativo.

 

 

 

1.          Ámbito de aplicación. comunicación y disfusión del canal ético

El Canal Ético de IEB es aplicable a las siguientes personas:

  • Personas trabajadoras de IEB.
  • Personal externo, como consultores, freelances, becarios, voluntarios, trabajadores en período de formación (independientemente de que perciban o no una remuneración), incluso aquellos cuya relación laboral no haya comenzado en el caso de haber obtenido la información sobre infracciones durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
  •  
  • Autónomos.
  • Accionistas y Asociados.
  •  
  • Contratistas, Subcontratistas y Proveedores, incluidas las personas que trabajen para ellos o bajo su supervisión y/o dirección.

La instalación del Canal Ético, por sí mismo, no es suficiente para cumplir con las finalidades que este persigue. Para ello, es necesario que se lleve a cabo una comunicación y difusión del Canal Ético con el objetivo que las personas descritas anteriormente, tenga el conocimiento adecuado para acceder a dicho Canal y saber cómo iniciar una información, comunicación o denuncia.

 

2.            GESTIÓN DEL CANAL

El Canal Ético cumple con las obligaciones legales impuestas2,  es gestionado externamente por un profesional independiente de la Organización, en quien recae, al mismo tiempo, la función de Oficial de Cumplimiento, garantizando así una mayor confidencialidad, protección e imparcialidad en la recepción y tratamiento posterior de las informaciones y documentos que se reciban a través de dicho canal.

El Canal es accesible, visible y seguro, por tanto, confiable para toda aquella persona que tuviera la necesidad de acceder al mismo para trasladar algún tipo de información de las mencionadas anteriormente. No obstante,  tal y como señala la Ley 2/2023[2], el informante puede elegir el cauce a seguir, interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que crea pueda recibir. Por tanto, podrá comunicar o informar sobre actos u omisiones:

  • en IEB (“denuncia interna”).
  • o a una Autoridad externa (“denuncia externa”).

El acceso a dicho Canal se encuentra en la página web corporativa, www.ieb.es así como en el siguiente enlace https://www.ieb.es/canal-etico/ 

A modo de resumen, puesto que en otro apartado del presente protocolo se explicará con más detalle, la tramitación de una información recibida a través del Canal Ético seguirá las siguientes fases:

  • Recepción de la información y/o denuncia, con acuse de recibo al informante; cómo se pueden realizar y recibir las informaciones.
  • Evaluación de la información recibida; priroridad, integridad y relevancia de la información recibida. Se evalúa el riesgo y el nivel de protección a establecer para los informantes y otras personas implicadas.
  • Tratamiento de la información: investigación imparcial y necesaria, medidas de protección y apoyo y seguimiento al informante y otras personas implicadas.
  • Conclusión. Cierre de las investigaciones y, en su caso, denuncia ante las Autoridades por parte del Comité Etico de IEB y/o adopción de medidas en base al resultado de la fase anterior de tratamiento. Es conveniente realizar un seguimiento sobre las medidas de protección y apoyo adoptadas a favor de los informantes y otras personas implicadas.

3.            MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Las informaciones podrán trasladarse:

  • A través del formulario y canal disponible en el propio Canal Ético.
  • Verbalmente al Responsable de Área o Departamento de IEB. En caso de que se informara verbalmente:
  • habrá de grabarse la conversación (con consentimiento expreso del informante) o transcribir la información, contando con el visto bueno por parte del informante sobre lo transcrito.

 

  • A través de una comunicación dirigida al Compliance Officer al email [email protected]
  • A través de las autoridades pertinentes.
  • Por medio de otros canales externos a disposición de los ciudadanos.

Aunque en este protocolo de gestión del Canal Ético se regula el proceso que seguirán las informaciones que se comuniquen en la Organización, hay que resaltar que cuando la comunicación sea remitida a traves de otros canales distintos a los establecidos en este Protocolo, o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, el receptor de la comunicación recibida deberá remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema (Art. 9.2g Ley 2/2023), es decir al Oficial de Cumplimiento: [email protected]

 

4.            REQUISITOS DE LAS DENUNCIAS O INFORMACIONES

  • Confidenciales o anónimas

 

Al acceder al Canal Ético, el informante encontrará, en primer lugar, una presentación de dicho Canal y a continuación, en función de si la información fuera o no anónima, una serie de apartados en los que habrá de incorporar los datos y/o detalles relativos a la información a comunicar:

  • Si no es anónima:
    • nombre y apellidos del informante y sus datos de contacto (e-mail, teléfono).
    • identificación del responsable de la irregularidad (denunciado), puesto que ocupa en la Organización.
    • persona/s implicada/s en la acción o conducta denunciada.
    • conducta o irregularidad denunciada; circunstancias tales como:
      • en qué consiste.
      • cuándo ocurrió.
      • desde cuándo conocía sobre ella.
    • existencia o no de departamentos implicados.
    • relación (en caso de existir) entre el denunciante y el denunciado.
    • cómo ha conocido la existencia de la conducta o hecho.
    • si fuera posible, anexar documentación, pruebas o evidencias de la información comunicada.
  • Si es anónima:
    • Conducta o irregularidad denunciada: circunstancias tales como:
      • en qué consiste.
      • cuándo ocurrió.
      • desde cuándo conocía de esos hechos acaecidos.
    • si fuera posible, anexar documentación, peuba o evidencias de la información comunicada.
    • Algunos ejemplos de hechos denunciables y no denunciables
      • Hechos denunciables.
  1. Conflictos laborales
  • Acoso laboral (mobbing): acción que produce miedo, malestar o terror en una persona o grupo de personas respecto de su lugar de trabajo, que afecta a la dignidad de la víctima, y que persigue que ésta acabe por abandonar su puesto de trabajo.
  • Acoso sexual: abuso de una persona en situación de superioridad sobre otra o entre iguales con el objeto de intentar obtener favores sexuales, atentando, por tanto, contra la libertad sexual de la otra persona. Puede darse de manera continuada o de forma aislada.
    • Abuso de autoridad: abuso de poder ejercido por directivos o responsables sobre sus colaboradores o empleados de manera no justificada.
    • Discriminación: conferir un trato desigual a una persona o colectividad en cuestiones laborales por motivos de raza, religión, política, sexo, edad, condición física o mental, identidad sexual, etc.
    • Conducta inadecuada: conducta que produce o provoca un ambiente laboral hóstil e inseguro.

 

  1. Condiciones laborales
    • Seguridad y salud: situaciones que conlleven riesgo laboral para las personas trabajadoras como ausencia de medidas de seguridad o insalubridad. Se incluyen situaciones que produzcan menoscabo del bienestar mental, físico y social.
    • Retribución: brecha salarial, falta de pagos, de incentivos o bonus, horas extra, retraso en el pago del salario.

 

  1. Derechos Humanos
    • Actos u omisiones que vulneren los derechos humanos en el contexto de IEB; libertad de asociación, educación, salud, condiciones de trabajo justas y favorables, no discriminación e igualdad de oportunidades.

 

 

  1. Privacidad y seguridad de la información
    • Utilización inadecuada, de forma intencionada, la información y datos de IEB, de clientes, alumnos, profesores o de personas trabajadoras, accionistas, proveedores y otros terceros afectados con el fin de dañar la imagen de IEB o para obtener un beneficio propio o de tercero.
    • Violar el secreto profesional o empresarial, la confidencialidad o la integridad.

 

  1. Conductas desleales y no éticas
    • Corrupción: aceptar, recibir, prometer, ofrecer regalos o cualquier otro tipo de incentivos a una persona de otra empresa o funcionario público con la intención de conseguir un beneficio para IEB o influir en una decisión.
    • Conflicto de intereses: cuando el interés particular o privado de una persona trabajadora influye en sus decisiones suponiendo dicho interés particular una colisión con los intereses de la IEB.
    • Recibir capital procedente de actividades ilegales o delictivas.
    • Conductas de anticompetencia: como por ejemplo formar parte o crear cárteles, monopolios, abuso de posición dominante, actos desleales con los competidores.
    • Incumplir la normativa y reglamento interno de IEB, de su Normativa de Cumplimiento o de su Código Ético.

 

  1. Fraude patrimonial
    • Interno: cuando un tercero, ajeno a la IEB, de forma deliberada, va contra la imagen o los intereses de IEB para desproveerla de bienes, propiedades o dinero a través de engaño u otro medio desleal.
    • Externo: igual que el interno pero realizado por una persona trabajadora, alumno, profesor o colaboradora de IEB.

 

  1. Incumplimiento de la normativa (interna o externa) en otros aspectos no referidos en los puntos anteriores que puedan constituir otros ilicitos penales.
  2. Otras; cualquier otra conducta irregular o contraria a la ley que, aún no estando descrita en los apartados anteriores, pudiera considerarse suficiente para informar sobre ella.
    • Hechos no denunciables

Son aquellos no recogidos en los hechos denunciables. A modo enunciativo, que no exhaustivo, serían, por ejemplo:

  • una queja (malestar) conflicto o reclamación académica, administrativa o económica de un alumno, trabajador o profesor.
  • una reclamación sobre una factura o trámite administrativo.
  • una incidencia que no se corresponda con unos hechos irregulares o ilícitos.

En caso de recibir alguna información relativa a este tipo de hechos no denunciables, el responsable externo de gestionar el Canal Ético derivará tales informaciones a las áreas o departamentos de IEB responsables de su gestión.

 

5.            PRINCIPIOS DEL PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS. GARANTÍAS Y DERECHOS DEL DENUNCIANTE Y DEL DENUNCIADO

Los principios fundamentales sobre los que se establece un Canal Ético son:

  •  
  •  
  • Protección.
    • Garantías y derechos del denunciante.

El procedimiento por el cual se actúa ante una denuncia recibida a través del Canal Ético, u otras vías descritas anteriormente, vela por el cumplimiento de los siguientes principios y garantías a favor del informante por motivo de su denuncia o información:

  1. Indemnidad frente a represalias.
  2. Prioridad y tramitación urgente.
  3. Confidencialidad y protección de la intimidad de las personas implicadas.
  4. Investigación exhaustiva y resolución.
  5. Continuidad en el puesto de trabajo y curso en las mismas condiciones.

El denunciante, a su vez, habrá de actuar de buena fe y veracidad. En caso contrario, se le podrán imponer sanciones disciplinarias o sancionadoras conforme a la normativa vigente.

 

  • Garantías y derechos del denunciado.

El denunciado, por su parte, posee una serie de derechos y garantías que le asisten en todo momento mientras dura el procedimiento. Estos son:

  1. Derecho a ser informado a la mayor brevedad posible, siempre y cuando no se ponga en peligro la posterior investigación. Esta información incluye:
    1. Los hechos que se le imputan.
    2. Los derechos que le asisten.
    3. El trámite del procedimiento.
  2. Derecho de acceso a los datos registrados, salvo la identidad del denunciante y de otras personas implicadas o testigos.
  3. Derecho a la presunción de inocencia.
  4. Aportar toda aquella información o pruebas que considere oportuna para sus intereses o defensa.
  5. Derecho a ser informado de la resolución de la investigación.

Nuestra Política de Privacidad pueda encontrarla en: https://www.ieb.es/politica-de-privacidad/, poniéndose en contacto en [email protected] o en el teléfono: 915240615.

 

6.            FASES DEL PROCESO DE DENUNCIAS

La Ley 2/2023, en su artículo 9, regula el procedimiento de la gestión de las informaciones.

En síntesis, las fases que comprenden la correcta gestión de las informaciones que se trasladen al Responsable del Sistema de Información de IEB en la persona del responsable de Cumplimiento son las siguientes:

FASE 1. Recepción de las informaciones o denuncias

  • Las denuncias o informaciones se recibirán a través del Canal Ético, sin descartar aquellas que fueran comunicadas por medio de las otras vías descritas en el presente protocolo.
  • Se emitirá el correspondiente acuse de recibo al denunciante o informante en un plazo máximo de siete días naturales desde que se recepcionó la información correspondiente. Esto siempre y cuando no pusiera en peligro la confidencialidad de la comunicación o por causa de fuerza mayor o caso fortuito.
  • En caso de comunicación anónima, el Canal generará un código que única y exclusivamente será conocido por la persona que hubiera realizado dicha información. Por medio de dicho código, el informante mantendrá la comunicación con IEB totalmente confidencial. Podrá acceder al Canal introduciendo el mencionado código, y así ir conociendo cada paso o novedad relacionada con la tramitación de la información o denuncia que hubiera efectuado.

Son causas de inadmisión de las informaciones o denuncias las siguientes:

  • Cuando el contenido de la información no contravenga o incumpla lo establecido en el Código Ético de IEB.
  • Cuando los hechos no tengan ninguna base o fundamento, ni puedan ser acreditados de modo alguno.
  • Cuando la denuncia o información sea manifestamente falsa.

En caso de recibir una información que no presente datos precisos o concretos, se solicitará al informante que amplíe lo más posible la misma con el fin de poder continuar con el proceso. El plazo que tiene el informante o denucnante para esa labor será de siete días naturales desde que se le pide más información. En caso contrario se procederá a la inadmisión de la información archivándose la misma.

FASE 2. Evaluación de las informaciones o denuncias

En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones:

  • Clasificación y priorización en base al riesgo (probabilidad e impacto). Por ejemplo, y a modo enunciativo:
    • Si están o no en el ámbito de hechos denunciables.
    • Si se trata o no de un delito penal.
    • Si hay riesgo para la salud o la seguridad.
    • Si hay riesgo para la reputación de IEB, de sus trabajadores o dirigentes.
    • Si hay algún antecedente sobre la información en concreto.
  • Toma de acciones, como por ejemplo:
    • Solicitar más información al informante.
    • Involucrar a otras funciones (RRHH, legal,Finanzas/Administración…).
    • Investigar la información trasladada.
    • Informar o denunciar a las autoridades pertinentes.
    • Concluir la instrucción y tomar decisión.
  • Evaluación y prevención de riesgos de conducta perjudicial para el informante o denunciante y otras partes interesadas, considerando lo siguiente:
    • Protección de la confidencialidad, para evitar la revelación de la identidad del informante.
    • Revelación de evidencias e identidad del denunciante.
    • Participación del denunciante o no en la irregularidad.
    • Relación del denunciante con el sujeto de la denuncia.
    • Forma de obtención de la información por parte del denunciante.
    • Relación del denunciante con la Organización.
    • Involucración de múltiples irregularidades en la denuncia o información.

Tras esta evaluación de riesgos sobre la conducta perjudicial, se tomarán medidas tales como:

  1. Protección de la identidad.
  2. Compartir información si es estrictamente necesario.
  3. Proporcionar apoyo durante todo el proceso (implica comunicación regular, con consideración especial en sujetos vulnerables).
  4. Cambiar el lugar de trabajo o aula.
  5. Advertir a las personas implicadas en la denuncia de las consecuencias en caso de existir una conducta perjudicial o la violación de la confidencialidad.

FASE 3. Tratamiento de las informaciones o denuncias

Tras la evaluación de la información, se iniciará el tratamiento que se haya decidido realizar, ya sea investigación, archivo, traslado y denuncia a las autoridades competentes, etc.

 

En caso de optar por una investigación, esta se realizará teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 

  • El Oficial de Cumplimiento y la persona/s designadas para llevar a cabo la investigación, recabará y archivará la información y la documentación que considere necesaria con el fin de conocer la veracidad de los hechos denunciados.
  • El plazo para instruir será, como máximo, de dos meses desde la recepción de la denuncia, pudiendo ser ampliado este plazo en otros dos meses en aquellos casos que así lo requieran por su complejidad o por falta de datos o pruebas relevantes y por causa impeditiva informática o de salud.
  • El denunciante o informante recibirá apoyo y protección necesaria por parte de IEB, tanto en esta fase como desde el inicio del procedimiento, es decir, desde la recepción de la denuncia o información. Todo ello en base a la evaluación del riesgo realizada sobre la conducta perjudicial.
  • Igualmente, serán protegidas aquellas partes interesadas, como testigos, investigadores, familiares del denunciante u otras personas que estuvieran involucradas o sean parte de la instrucción.
  • La investigación se elevará a un informe denominado Informe de instrucción, en el cual se contendrá la siguiente información:

 

  • Los hechos denunciados o informados.
  • Las irregularidades detectadas.
  • Posibles responsables.
  • Riesgos definidos.
  • Controles existentes.
  • Cuantía de las pérdidas/daños.
  • Planes de acción.
  • Manifestaciones/alegaciones del denunciado.
  • Referencia a las pruebas y/o evidencias existentes.

 

El informe de instrucción será elaborado por el Oficial de Cumplimiento, quien a su vez lo remitirá al Comité Ético de IEB o, en su caso, a las autoridades competentes que debieran conocer del asunto por su calificación como conducta ilícita.

 

Las medidas de apoyo y protección serán acordes a la capacidad, habilidad y competencia de IEB.

 

En esta fase de investigación, la persona o personas que hayan sido denunciadas serán informadas, siempre que el procedimiento lo permita y no se obstaculice dicho procedimiento de investigación. De este modo, podrán alegar por escrito aquellos argumentos que consideren, así como aportar las pruebas que estimen necesarias para su defensa. Para ello, se dispondrá de un plazo razonable estimado en diez días hábiles.

FASE 4. Conclusión

Tras el informe de instrucción, deberá elaborarse el Informe de conclusiones, cuyo contenido al menos incluirá:

  • Descripción sucinta de la investigación.
  • Hechos que se hubieren probado.
  • Conclusiones en cuanto a:
    • Existencia de una irregularidad; incluiría las medidas a tomar
    • Archivo de la denuncia.
  • Personas responsables a quienes ha de comunicarse el esccrito de conclusiones

Este informe de conclusiones será elaborado por el Oficial de Cumplimiento de IEB, asistido por aquellas terceras personas que hubieran colaborado en la investigación.

Una vez elaborado, dará traslado del mismo al Comité Ético de IEB, con el fin de proceder a la puesta en marcha de las acciones determinadas en las conclusiones.

Si no se hubiera detectado irregularidad alguna en la denuncia recibida, igualmente se redactará el Informe de conclusiones y se informará de ello al denunciante a través de un correo electrónico que hubiese aportado durante el proceso o en el momento de interposición de la denuncia, quién podrá oponerse, en el plazo de un mes, a dicha resolución alegando cuantos argumentos considerase pertinentes a tal fin. En caso de no hacerlo o no responder, se procederá al Archivo del asunto, finalizando así el proceso.

Del mismo modo, la resolución del asunto será comunicada al denunciante anónimo por medio del código asignado en el momento del acuse de recibo de la presentación de su denuncia.

De apreciarse alguna conducta irregular o ilícita, el Oficial de Cumplimiento omitirá, bajo su criterio, informar a aquellas funciones o responsables que pudieran estar involucradas con el objeto de no perjudicar la investigación.

 

7.            Archivo de la información

En la misma herramienta tecnológica donde se aloja el Canal Ético de IEB, se mantendrá debidamente archivada y protegida toda aquella información relativa a la denuncia o información comunicada a través de este medio, así como de las investigaciones y demás actuaciones practicadas como consecuencia de aquella.

El archivo de la información se ajustará siempre a los plazos establecidos por la norma vigente aplicable en cada momento, con especial hincapié en la normativa aplicable a la protección de datos personales. Estos últimos datos personales serán suprimidos una vez no sean necesarios a juicio de IEB y del Oficial de Cumplimiento, y en todo caso, no se mantendrán esos datos más de un año desde que se hubiera comunicado la denuncia. Por supuesto, con la excepción de que la propia investigación y de la evolución del expediente hasta su completo archivo.

Cualquier otro dato personal referente a denuncias excluidas del alcance del Canal Ético de IEB, (tales como las relativas a la salud, familia, datos bancarios, fotos personales y similares) será suprimido a la mayor brevedad posible, salvo que hubieran de ser puestos en conocimiento de los juzgados ttribunales o fiscalías por ser necesarios en otros hechos o ilicitos que no hubieran prescrito.

 

8.            EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Con carácter anual será elaborado por el Oficial de Cumplimiento de IEB un informe resumen de seguimiento de la actividad del Canal Ético, que contendrá información sobre las informaciones y/o denuncias que se hubieran recibido.

En ambos informes, no figurará la identidad de las partes que hayan intervenido en cada uno de los expedientes sobre informaciones o denuncias de irregularidades, así como ningún otro tipo de dato que pudiera inducir a identificarlas.

Dicho informe de seguimiento será elevado al Comité Ético para su conocimiento, revisión y, en su caso, adopción de medidas pertinentes.

[1] Incluye normativa interna y normativa externa

[2]Ley 3/2018 de 5 de diciembre para la protección de datos y garantía de los derechos digitales. Ley 10/2010 de 28 de abril en materia de prevención del blanqueo de capitales.

3Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción